İSTANBUL TEKSTİL VE KONFEKSİYON  İHRACATÇI BİRLİKLERİ GENEL SEKRETERLİĞİ KVKK VE BYGS GÖZETİM VE DANIŞMANLIK HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ (Revize)

İSTANBUL TEKSTİL VE KONFEKSİYON  İHRACATÇI BİRLİKLERİ GENEL SEKRETERLİĞİ KVKK VE BYGS GÖZETİM VE DANIŞMANLIK HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ

 

GENEL

İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon  İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği KVKK ve BGYS gözetim ve danışmanlık hizmet alımı.

 

TARAFLAR

İTKİB; İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği ve bünyesinde hizmet vermekte olduğu birlikleri ifade eder. 

İSTEKLİ: Teklif Sahibi Firma.

 

TANIMLAR

KVKK : 6698 sayılı  Kişisel Verilerin Korunması Kanun

BGYS : ISO 27001:2013 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi

 

İŞİN KAPSAMI:

İTKİB kurum bünyesinde hali hazırda kurulu olan 6698 sayılı KVK Kanununa uyum ve ISO 27001:2013 BGYS kapsamındaki süreç ve dokümanlarının güncel biçimde tutulması, ortaya çıkacak yeni gereksinimlerin karşılanması amacı ile 1 yıl süreli olarak danışmanlık, gözetim ve eğitim hizmeti satın alımıdır.  

Çalışma Dönemi:  Sözleşme imzalanmasını müteakip 1 yıl.

 

AMAÇ

İşbu şartname'nin amacı İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği ve bünyesinde hizmet verdiği Birliklerin KVKK ve  BGYS'ye  uyum, gözetim danışmanlık ve eğitim için alınacak hizmetin kapsamının belirlenmesidir.

 

ALINACAK HİZMETLER

Çalışma dönemi kapsamında aşağıdaki başlıklarda hizmet alınacaktır.

BGYS – KVKK Kapsamında Danışmanlık

• Dönem içerisinde BYGS ve KVKK kapsamında kurum tarafından iletilen sorulara danışmanlık hizmeti verilecektir.
• 6698 sayılı KVK Kanunun kapsamında mevcut işlenen ve çalışma dönemi dahilinde yeni eklenecek kişisel verilerin, veri işleme amaçlarına yönelik danışmanlık ve doküman hazırlama hizmeti verilecektir.
• Dönem içerisinde kurum çalışan sözleşmeleri, iş sözleşmeleri ve üçüncü taraf sözleşmeleri gibi tüm ilişki ve faaliyetlere yönelik veri işleme ihtiyaçları KVKK açısından incelenerek uyum sağlayıcı revizyonların yapılması, danışmanlık ve doküman desteği sağlanacaktır.
• Dönem içerisinde gerçekleşmiş olan mevzuat güncellemelerine yönelik revizyon tavsiyeleri verilmesi sağlanacaktır.
• Dönem içerisinde yaşanan bilgi güvenliği ve kişisel veri ihlalleri incelenecek ve danışmanlık hizmeti verilecektir.

Eğitim

• İTKİB personelinin katılımı ile 2 farklı oturumda ISO 27001 BGYS ve KVKK farkındalık eğitim hizmeti verilmesi.

İTKİB bünyesinde kurulu olan BGYS'ne ilişkin

• BGYS Gap Analizi / İç Denetimi
• Yeni satın almaların incelenmesi ve Varlık Envanteri revizyonu
• Risk analizi
• İç denetim ve risk analizi bulgularının kapatılmasına yönelik Düzeltici ve İyileştirici faaliyet çalışmalarının yönetilmesi
• Doküman sistemi revizyonları
• Yönetimin Gözden Geçirme sürecinin yönetilmesi
• Dış denetime hazırlık sürecinin yönetilmesi
• Dış denetimde İş Sahibine refakat edilmesi

İTKİB bünyesinde kurulu olan KVKK'ya ilişkin

• KVKS Gap Analizi / İç Denetimi
• Yeni satın almaların & iş süreçlerinin incelenmesi ve birimlere ait Kişisel Veri Envanteri revizyonu
• Revize birim envanterlerinin birleştirilmesi, VERBİS'te revizyonu
• Önceki döneme ait plan ve hedeflerin incelenmesi
• Tedarikçi Tasnifi, Tedarikçi Değerlendirme, sözleşme eşleştirme
• PIA / MED ve Raporlanması (Mahremiyet Etki Değerlendirmesi)
• Kurum teknik altyapısındaki kişisel verilere yönelik dijital risklerin değerlendirmesi ve raporlanması
• İç denetim ve risk analizi bulgularının kapatılmasına yönelik Düzeltici ve İyileştirici faaliyet çalışmalarının yönetilmesi
• Doküman Sistemi revizyonu
• Yönetimin Gözden Geçirme sürecinin yönetilmesi

 

 

TEKLİF İÇERİĞİ

Teklifi veren şirket teklifini gösteren fiyatları ve bunların toplam tutarlarını Türk Lirası olarak belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır.

 

GENEL ŞARTLAR

1. Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
2. Teklifler 21.01.2022 tarihi en geç saat 17:00'a kadar evrak@itkib.org.tr ve eposta adresine iletilmelidir.
3. Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir.
4. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İTKİB'i bilgilendirecektir.
5. Teklif bedeli aylık ödeme dönemi bazında verilecektir. Teklif bedelinde KDV ve varsa stopaj ayrı olarak gösterilecektir.
6. Referanslar. (İsteğe bağlı belgedir.)

 

      Sorularınız için aşağıda yer alan kişi ile irtibat kurabilirsiniz.

İlgili kişi: Tayfun YETKİN 0.212.454 03 36 – Cenk AYHAN 0.212.454 09 00

 

ÖDEME ŞARTLARI

Ödemeler  İSTEKLİ tarafından düzenlenen faturanın İTKİB'e tebliği, İTKİB tarafından onaylanması ve İTKİB'in ödeme takvimine uygun olarak  İSTEKLİNİN  banka hesabına yapılacaktır.

 

GİZLİLİK

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği'nin (İTKİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 50.000 TL tutarında cezai şartı İTKİB'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

 

GENEL HÜKÜMLER:

1. İSTEKLİ'nin teklifinin kabulü halinde, İTKİB ile İSTEKLİ arasında şartname konusu işe ilişkin sözleşme imzalanacak ve ilgili sözleşme, TARAFLAR arasındaki asli hukuki metin olacaktır.

İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez.

2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda İTKİB defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

3. İSTEKLİ teklifte belirttiği adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.

4.  Şartnameye konu teklifin İTKİB tarafından kabulü üzerine imzalanacak sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.

5. Taraflar, işbu Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.

6. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

7. Hizmetin İSTEKLİ tarafından gereken şartlar ve koşullar ile yapılmaması veya yapılamaması halinde sözleşme bedelinin %50 si kadar cezayı ödemeyi kabul ve taahhüt eder. İSTEKLİ, belirlenen cezai şart miktarının fahiş olmadığını ve bu bedele itiraz etmeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.

 

ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI,

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz.  Şartname konusu işin gecikmesi halinde, İTKİB, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİNİN, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %1'i oranından cezai şart İTKİB'e ödenecektir. İTKİB bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

 

MÜCBİR SEBEP HALLERİ

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır.  Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

 

TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,

b. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,

c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİLER ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİLER,

f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar.

 

İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİLER bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1.Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

 

DEVİR VE TEMLİK

İSTEKLİ, işbu şartname konusu işi ve varsa bu iş karşılığında elde edeceği ödeme/hakkedişleri, hasleten hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını İTKİB'in yazılı onayı olmaksızın, herhangi bir 3.kişiye devir ve temlik edemez. İTKİB, işbu şartname konusu işten kaynaklı hak ve yükümlülüklerini devir ve temlik hakkını haizdir.

 

TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ:

1.Teklifler, İTKİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.

2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİLERE yazılı olarak bildirilecektir.

İSTEKLİLER, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde İTKİB'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 

 

İHALEDEN VAZGEÇME:

1. İTKİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama, iptal etme ve dahi sonuçlanmış olan ihaleden vazgeçerek İSTEKLİ ile sözleşme yapmama hakkına sahiptir.

2.İSTEKLİLER, İTKİB'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İTKİB'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

 

UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.